Privacyverklaring
Inleiding
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) schrijft sinds 25 mei 2018 voor dat iedere organisatie die persoonsgegevens verwerkt zich heeft te houden aan de bepalingen van de AVG. Centraal staat daarbij dat de verwerking van persoonsgegevens ten dienste moet staan van de mens. SHA De Brug onderschrijft dit van harte. Zo geeft de AVG diegene wiens persoonsgegevens worden verwerkt ter bescherming meer rechten en bevoegdheden dan voorheen het geval was. De organisatie die deze persoonsgegevens verwerkt heeft vanwege de AVG meer plichten en daarmee ook een zwaardere verantwoordelijkheid gekregen om op zorgvuldige wijze om te gaan met persoonsgegevens.
Via deze privacyverklaring maakt SHA De Brug duidelijk op welke wijze zij in overeenstemming met de AVG de persoonsgegevens van betrokkene zorgvuldig verwerkt.
De volgende begrippen zijn in het kader van de AVG relevant:
Persoonsgegevens = elk gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een individu en persoonlijke informatie bevat.
Betrokkene = een ieder van wie door SHA De Brug persoonsgegevens worden verwerkt.
Verantwoordelijke = bestuurslid welke bij SHA De Brug zeggenschap heeft over doel en verwerking i.o.m. het bestuur.
Datalek = Een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging, de ongeoorloofde verstrekking of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.
Autoriteit Persoonsgegevens = de nationale toezichthouder m.b.t. de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de AVG.
Doeleinde van de verwerking
De stichting verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van het behartigen van de belangen op het gebied van de volkshuisvesting van huurders van woongelegenheden in eigendom of beheer van woningbouwcoöperatie ‘Havensteder’ welke behartiging zich voornamelijk richt op deze woongelegenheden en de woonomgeving.
Specifiek betekent dit dat wij persoonsgegevens gebruiken voor:
Inschrijving in het Handelsregister Kamer van Koophandel
Het voeren van intern overleg binnen de stichting en extern overleg met derden zoals woningbouwcoöperatie Havensteder, de gemeente en andere huurdersorganisaties en al datgene wat samenhangt met het besturen van de stichting
Het versturen van nieuwsbrieven
Het organiseren en uitnodigen van deelnemers voor bijeenkomsten van de Huurdersacademie
Betalingen van bestuursvergoedingen aan leden van het bestuur SHA De Brug
Het instellen en organiseren van bestuurscommissies / werkgroepen ten behoeve van het werk van de stichting
Beheren van het archief en het verwerken van de correspondentie
Het plaatsen van foto’s van bestuursleden van SHA De Brug op de eigen website (www.shadebrug.nl)
Het op verzoek verstrekken van individuele inlogcodes m.b.t. het inloggen op het beveiligde deel van de website
Het onderhouden van contacten met de achterban inclusief het organiseren van de jaarvergadering
Grondslag van de verwerking
Voor de leden van het bestuur:
De grondslag waarop de verwerking van persoonsgegevens door SHA De Brug plaatsvindt, is deels een wettelijke waar het gaat om inschrijving van haar bestuurders in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Bij aanvullende persoonsgegevens van bestuursleden is het op grond van vooraf gegeven, schriftelijke, toestemming om persoonsgegevens te verwerken.
Overige betrokkenen:
Indien de stichting van andere betrokkenen de persoonsgegeven verwerkt dan is dat op grond van vooraf gegeven toestemming. Deze toestemming wordt bij voorkeur schriftelijk gegeven.
Daar waar de stichting persoonsgegevens ontvangt van andere organisaties die met SHA De Brug samenwerken dan zijn die organisaties zelf verantwoordelijk voor het naleven van de AVG en dat verstrekking van gegevens met toestemming van betrokkene plaatsvindt.
Ontvangers van de persoonsgegevens en verstrekking aan derden
Bij SHA De Brug is het bestuur diegene die de persoonsgegevens verwerkt. Binnen het bestuur hebben met name de volgende functionarissen inzage in de verstrekte persoonsgegevens van de betrokkene: (vice-)voorzitter en secretaris van het bestuur. Daarnaast wordt er samengewerkt met een extern secretarieel ondersteunend bureau die ook inzage heeft in de persoonsgegevens. Met dit bureau is een Verwerkersovereenkomst gesloten die nader regelt hoe er op zorgvuldige met de persoonsgegevens wordt omgegaan. Hetzelfde geldt voor het bureau dat de website beheerd en de softwaretool aanlevert voor het versturen van de elektronische nieuwsbrieven.
SHA de Brug deelt geen gegevens met derden anders dan hierboven genoemd of wanneer SHA De Brug dit verplicht is op grond van wet- en regelgeving.
Mocht het nodig zijn om in verband met het realiseren van haar doelstelling gegevens met derden te delen – anders dan op grond van wet- of regelgeving - dan zal betrokkene vooraf om toestemming worden gevraagd.
De bewaartermijn
De ontvangen gegevens worden niet langer bewaard dan wettelijk is toegestaan en strikt noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking. Indien dat niet meer het geval is worden de gegevens na afloop vernietigd of teruggegeven aan betrokkene.
De rechten van deelnemer en klachtenprocedure
Op grond van de AVG heeft iedere betrokkene de volgende rechten ten aanzien van zijn of haar verstrekte gegevens. Deze zijn:
Recht op informatie
Recht op inzage
Recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming
Recht op verzet
Recht op dataportabiliteit
Recht op vergetelheid
Recht op beperking van de verwerking
Een verzoek om een of meerdere van deze rechten uit te oefenen wordt – bij voorkeur schriftelijk of per email - ingediend bij het bestuur van de stichting t.a.v. de secretaris via emailadres secretariaat@shadebrug.nl. Het verzoek is vergezeld van een kopie van identiteitsbewijs waarbij BSN-nummer en foto zwart zijn gemaakt. Het bestuur beslist niet later dan binnen een maand op het verzoek.
De betrokkene heeft ook het recht om de gegeven toestemming in te trekken. Voor de bestuurders van de stichting geldt daarbij de kanttekening dat een aantal persoonsgegevens wettelijk verplicht zijn vanwege inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Iedere betrokkene die niet tevreden is over de wijze waarop SHA De Brug zijn of haar persoonsgegevens verwerkt of de wijze waarop zijn of haar verzoek wordt behandeld, heeft de mogelijkheid een klacht in te dienen bij het bestuur van de stichting.
De betrokkene heeft daarnaast altijd het recht om direct een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Zie hiervoor de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Verzamelen van cookies / invoeren gegevens op de website (www.shadebrug.nl)
Er worden geen gegevens van bezoekers geregistreerd of verzameld via cookies. Wel hebben bezoekers de mogelijkheid om hun gegevens op de website van SHA De Brug in voeren wanneer zij contact willen opnemen. De gegevens die worden gevraagd zijn: naam, emailadres en telefoonnummer (optioneel).
Gegevens verspreiden buiten de EU
SHA De Brug verspreidt geen persoonsgegevens buiten de Europese Unie.
Beveiliging
SHA De Brug heeft passende technisch en organisatorische maatregelen genomen om de beveiliging tegen verlies van of onbevoegde toegang (datalek) tot de persoonsgegevens op adequate wijze te waarborgen.
Datalekken
Indien een datalek zich voordoet en gevolgen voor de betrokkene(n) heeft, wordt de Autoriteit Persoonsgegevens geïnformeerd en informeren wij iedere betrokken(n).
Contactgegevens
Stichting Huurdersalliantie De Brug
Contactpersoon: de secretaris van het bestuur
AVG en Autoriteit Persoonsgegevens
Zie voor verdere informatie over de AVG zoals de complete tekst de website van de Autoriteit Persoonsgegevens www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Versie december 2023