HUISHOUDELIJK REGLEMENT 

van de Stichting Huurdersalliantie Com·wonen 

 

Paragraaf I, Begripsbepalingen 

Artikel 1, definities 

Dit huishoudelijk reglement verstaat onder: 

  • SHC: de “Stichting Huurdersalliantie Com·wonen”; 
  • statuten: de statuten van de Stichting Huurdersalliantie Com·wonen; 
  • bestuur: het bestuur zoals genoemd in artikel 3 van de statuten; 
  • dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur zoals bedoeld in artikel 9 van de statuten; 
  • contactpersonen: die personen die zich hebben aangemeld om informatie vanuit de SHC te verspreiden onder belanghebbende wijkpartijen. 
  • achterban: groepen van huurders en participatiegroepen anders dan de SHC. 

 

Paragraaf II, Doel van dit reglement 

Artikel 2 

Het doel van dit reglement is de verduidelijking van de dagelijkse interne gang van zaken en de wijze waarop procedures dienen te worden afgehandeld. 

 

Paragraaf III, Benoemen en aftreden bestuursleden 

Artikel 3, Procedure en benoeming van bestuursleden 

Behoudens het in de overgangsbepaling van de statuten gestelde met betrekking tot de beginsamenstelling van het bestuur, wordt in geval van het ontstaan van één of meer vacatures, door hetzij ontslag, hetzij door toedoen van het rooster van aftreden, als volgt gehandeld. 

  1. Zodra bekend wordt dat in het bestuur een vacature gaat ontstaan, beraadt het bestuur zich omtrent de wenselijkheid van invulling van die vacature met inachtneming van het bepaalde in artikel 4, lid 1 van de statuten. 
  2. Indien het bestuur besluit dat in de vacature moet worden voorzien, nodigt het bestuur de huurdersorganisaties, genoemd in artikel 2, lid 2, sub b, van de statuten, uit om binnen drie maanden een gezamenlijke voordracht te doen met inachtneming van een door het bestuur vast te stellen profielschets. 
    Deze profielschets is een afgeleide van de bestuursprofielschets die als bijlage 1 bij dit huishoudelijke reglement is toegevoegd en is bedoeld om invulling te geven aan het gestelde in artikel 4, lid 1, van de statuten, namelijk aan het streven om zoveel mogelijk een afspiegeling te zijn van de huurders van Com·wonen en aan de eis met betrekking tot specifieke vaardigheden, die op dat moment gewenst zijn. 
  3. Het bestuur toetst de voordracht aan de profielschets en aan het in artikel 4, lid 1 van de statuten bepaalde. 
  4. Voor de uitvoering van het in de leden 2 en 3 bepaalde kan het bestuur een commissie instellen. 
  5. De in lid twee genoemde voordracht is bindend, tenzij het bindend karakter ervan wordt ontnomen conform artikel 4, lid 3 van de statuten. 
  6. Het bestuur besluit vervolgens of tot benoeming zal worden overgegaan en nodigt in dat geval de te benoemen kandidaat uit voor de eerstvolgende bestuursvergadering, waarin het benoemingsbesluit zal worden genomen. 
  7. Indien aan de in lid 2 genoemde uitnodiging aan de huurdersorganisaties binnen drie maanden geen gevolg wordt gegeven in de vorm van een voordracht, voorziet het bestuur zelf in de vervulling van de vacature conform artikel 4 lid 4 van de statuten. 

Artikel 4, Aftreden bestuursleden 

    1. Het bestuur stelt – met inachtneming van het bepaalde in artikel 6, lid 1 en de overgangsbepaling van de statuten – binnen drie maanden na de aanvang van de eerste zittingsperiode een rooster van aftreden vast. Dit rooster van aftreden is toegevoegd als bijlage 2 bij dit reglement. 
    2. Het rooster van aftreden omvat in ieder geval;
      • de naam van ieder bestuurslid; 
      • de datum waarop de periode eindigt waarvoor het bestuurslid is benoemd; 
    3. Het bestuur past na de benoeming van één of meer bestuursleden het in het eerste lid van dit artikel genoemde rooster onverwijld aan. 

 

Paragraaf IV, Taken bestuur en bestuursleden 

Artikel 5, Informatievoorziening en communicatie 

Het bestuur heeft de taak om de huurders, die de SHC vertegenwoordigt zo goed en zo volledig mogelijk te informeren of te waarborgen dat de voor participatie benodigde informatie de bij het participatieproces betrokken huurders daadwerkelijk bereikt. Daartoe worden de volgende regels gehanteerd. 

  1. De agenda's en de verslagen van de vergaderingen van het bestuur, alsmede het jaarverslag, de financiële verantwoording, de begroting en het werkplan, de statuten en dit reglement worden ter beschikking gesteld aan de contactpersonen van alle wijken. Een overzicht van deze contactpersonen is als bijlage 3 toegevoegd aan dit reglement. 
  2. Adviesaanvragen van de verhuurder zullen tezamen met de daarbij behorende informatie worden toegestuurd aan de wijkvertegenwoordigers, alsmede elke vorm van informatie die voor input vanuit de wijkorganisaties door het bestuur nodig wordt geacht. 
  3. Het bestuur controleert of de in lid 1 en 2 bedoelde informatie daadwerkelijk is verzonden en ontvangen. 
  4. Ongeacht de eigen verantwoordelijkheden van de wijkorganisaties ziet de SHC erop toe dat alle informatie waarover zij beschikt en die voor de huurders van belang is, ook de huurders bereikt. De SHC streeft ernaar dat te realiseren door het publiceren op het Internet via een eigen website en het uitgeven van een orgaan; dit in samenwerking en overleg met de wijkorganisaties. 

Artikel 6, Bewaking van de huurdersparticipatie 

De SHC heeft tevens als taak de kwaliteit van de participatie te bewaken en tracht dat als volgt te bewerkstelligen. 

  1. Het bestuur volgt nauwkeurig de signalen uit de achterban met betrekking tot de kwaliteit van het participatieproces. 
  2. Het bestuur toetst vervolgens of de participatie verloopt conform datgene wat in wet- en regelgeving en in de samenwerkingsovereenkomst met de verhuurder is vastgelegd. 
  3. In het geval dat de verhuurder in gebreke is, zal het bestuur dit onmiddellijk agenderen voor overleg met de verhuurder. 
  4. Wanneer de achterban zich voor een complex probleem gesteld ziet en dat zelf niet kan oplossen, dan kan zij de SHC verzoeken om ondersteuning. Het bestuur zal de vragende partij zoveel mogelijk met de hem ter beschikking staande middelen te hulp komen.

Artikel 7, Het dagelijks bestuur 

Het dagelijks bestuur als bedoeld in artikel 9 van de statuten voert opdrachten uit waarvoor door het bestuur een mandaat is gegeven en neemt zonodig snelle besluiten waarover in de eerstvolgende bestuursvergadering verantwoording wordt afgelegd. 

Artikel 8, Taak voorzitter 

  1. De voorzitter bepaalt de dag, de plaats en het aanvangsuur van de vergaderingen van het bestuur. De voorzitter stelt in overleg met de secretaris de agenda van iedere vergadering vast en draagt er zorg voor dat punten, die door de overige bestuursleden vóór het verzenden van de uitnodiging voor een vergadering zijn ingebracht, aan de agenda worden toegevoegd. 
  2. De voorzitter leidt en bepaalt de orde van de vergaderingen van het bestuur. 
  3. Bij ontstentenis van de voorzitter, wordt de vergadering voorgezeten door de vice-voorzitter. Indien beiden afwezig zijn kiest de vergadering uit haar midden een vergadervoorzitter. 

Artikel 9, Kennisgeving vergaderingen algemeen bestuur 

Wanneer de voorzitter de vergadering heeft uitgeschreven, verzorgt de secretaris vervolgens de uitnodiging onder vermelding van de datum, het tijdstip en plaats. 

Artikel 10, Taak secretaris 

    1. De secretaris is belast met het verzorgen van de correspondentie van het bestuur en draagt zorg voor de archivering van de stukken. 
    2. De secretaris stelt van het verhandelde ter vergadering notulen en een besluitenlijst op en draagt er zorg voor dat de notulen en besluitenlijst ter vaststelling voor de eerstvolgende vergadering worden geagendeerd. 

Artikel 11, Taak penningmeester 

  1. De penningmeester voert het financiële beheer van de stichting. 
  2. De penningmeester geeft eens per half jaar ter vergadering inzicht in de financiële stand van zaken en legt eens per jaar verantwoording af over zijn financieel beheer. 

Paragraaf V, Stemmen 

Artikel 12, Stemming 

  1. Stemmen over personen geschiedt schriftelijk. 
  2. Als aanvulling op artikel 15, lid 1 van de statuten zij vermeld dat blanco stemmen en onthoudingen niet worden meegeteld bij het aantal uitgebrachte stemmen. 

Paragraaf VI, Commissies 

Artikel 13, Commissies 

  1. Het bestuur kan voor specifieke taken commissies instellen. 
  2. Bij het besluit tot instelling van een commissie regelt het bestuur:
  3. de taak van de commissie;
    • de bevoegdheden van de commissie; 
    • de samenstelling van de commissie; 
    • de duur waarvoor de commissie is ingesteld; 
    • al hetgeen het in verband met de taak en uitvoering van de werkzaamheden van de commissie nodig oordeelt.
  4. Het bestuur kan, indien het zulks met het oog op een goede taakvervulling van een commissie nodig oordeelt, adviseurs benoemen, die aan de werkzaamheden van de commissie deelnemen. 
  5. Het bestuur kan de opdracht aan een commissie terugnemen indien de commissie zich niet houdt of kan houden aan de volgens lid 2 bepaalde voorwaarden. 
  6. In elk geval wordt jaarlijks ter controle van de financiële jaarstukken een kascommissie benoemd, bestaande uit twee personen die geen deel uitmaken van het stichtingsbestuur. De leden van deze commissie hebben een zittingstermijn van ten hoogste twee jaren en treden beurtelings af, waarna zij maximaal twee keer herbenoembaar zijn. 

Paragraaf VII, Vergoedingen 

Artikel 14, Vergoeding bestuursleden 

    1. De bestuursleden ontvangen voor het bijwonen van vergaderingen van het bestuur en ter compensatie van de door hen in hun hoedanigheid van bestuurslid gemaakte lokale reiskosten en andere kosten een door het bestuur jaarlijks vast te stellen vergoeding. 
    2. Voor het bepalen van de hoogte van deze vergoeding wordt door het bestuur een schatting gemaakt van de tijdsbesteding van de bestuursleden. 

 

Paragraaf VIII, Slotbepalingen 

Artikel 15, Schriftelijke communicatie 

Waar in de statuten sprake is van schriftelijke communicatie, wordt daarmee ook de communicatie per e-mail of fax bedoeld. 

Artikel 16, Wijziging huishoudelijk reglement 

Dit huishoudelijk reglement kan door het bestuur in een vergadering worden gewijzigd, mits het wijzigingsvoorstel bij het bijeenroepen van deze vergadering aan alle leden is toegestuurd. Deze bepaling geldt niet ten aanzien van bijlage 3 aangezien de inhoud hiervan afhankelijk is van externe factoren. 

Artikel 17, Onvoorziene situaties 

In gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur. . 

Artikel 18, Inwerkingtreding 

Dit huishoudelijk reglement treedt in werking met ingang van de dag volgend op de dag waarop het bestuur dit heeft vastgesteld. 

 

Rotterdam, 18 mei 2006, 

de voorzitter, R.J. Gloudi

de secretaris, W. Martens 

 

 

 

 

Bijlagen: 

Profiel, samenstelling en competenties van het SHC-bestuur . 

 

Bijlage, Profiel, samenstelling en competenties van het SHC-bestuur 

Inleiding 

De Stichting Huurdersalliantie Com·wonen (SHC) heeft een belangrijke maatschappelijke taak. De stichting vertegenwoordigt namelijk de belangen van alle huurders van Com·wonen voor 32.000 huishoudens. De taken van de SHC worden hoofdzakelijk uitgevoerd door het bestuur. Het is daarom essentieel dat dit bestuur voor zijn taken adequaat is toegerust. Deze profielschets geeft aan aan welke condities het bestuur in een ideale situatie voldoet. 

Gebruik 

Deze profielschets is richtinggevend voor het opstellen van een competentieschets bij het vervullen van een nieuwe vacature bij de SHC. 

Samenstelling 

De SHC vertegenwoordigt alle huurders van Com·wonen. Voor de herkenbaarheid voor de huurders en de representativiteit voor het bestuur van Com·wonen, moet het bestuur van SHC een goede afspiegeling zijn van de partijen die SHC vertegenwoordigt. Het gaat om een goede samenstelling qua mannen, vrouwen, autochtoon, allochtoon, jong, oud en regiospreiding. 

Competenties 

Om de huurders goed te kunnen vertegenwoordigers is het van belang te weten wat er speelt bij de huurders. Daarnaast moeten huurders goed worden geïnformeerd. Daarom moet communicatie goed verzorgd worden door de SHC. Het betreft hier zowel de techniek, zoals het verzorgen van de communicatie via Internet, kwartaalblad, nieuwsbrieven, je oor ter luisteren leggen bij de achterban, als een toegankelijk taalgebruik. 

Om de verschillende belangen zo goed mogelijk over het voetlicht te krijgen bij het bestuur en de directie van Com·wonen moeten zowel kennis als vaardigheden aanwezig zijn binnen het bestuur van de SHC op het gebied van: 

  • Bestuurlijke verhoudingen 
  • Huurbeleid 
  • Dienstverlening 
  • Beheer onroerend goed 
  • Servicekosten 
  • Financiën 
  • Participatie 

Voor de interne organisatie moet het bestuur voorzien in de kennis en vaardigheden voor het dagelijks bestuur, de algemene leiding (de voorzitter), financiën en het secretariaat.